Перелік документів, якими повинна супроводжуватись діяльність перевізника-водія наведено у ст. 16 Закону України «Про дорожній рух» від 30.06.93 року №3353-ХІІ.
Таблиця 1. Перелік обов'язкових для здійснення автотранспортних перевезень перевізником-водієм
|
№ |
Документ |
Підґрунтя |
|
1 |
Посвідчення на право керування транспортним засобом відповідної категорії |
Для кожного водія-перевізника без винятку |
|
2 |
Талон, що додається до посвідчення |
Для кожного водія-перевізника без винятку |
|
3 |
Дозвіл, виданий ДАІ Міністерства внутрішніх справ |
У разі встановлення на транспортних засобах проблискових маячків або спеціальних звукових сигнальних пристроїв |
|
4 |
Поліс |
У разі обов'язкового страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів |
|
5 |
Ліцензійна картка на автомобіль |
У випадку надання послуг з перевезення пасажирів і вантажів |
Зауважимо, що на відміну від обов`язкової наявності у водія посвідчення на право керування і талону, дозвіл, виданий ДАІ, сертифікат обов'язкового страхування та ліцензійна картка на автомобіль повинні бути у водія в певних, передбачених чинним законодавством, випадках.
Окремо у Законі «Про автотранспорт» визначено перелік документів, що дають дозвіл перевізнику-юридичній особі для здійснення її діяльності. Для перевізника, що представляє юридичну особу, крім зазначених у таблиці 2 документів для перевізника-водія, відповідно до Закону «Про автотранспорт» та Закону «Про дорожній рух» при наданні послуг різних видів перевезень необхідно мати також документи, наведені у таблиці 3.
Документальне оформлення вантажних перевезень дещо відрізняється від документування діяльності пасажирських перевізників, що обумовлено наявністю матеріальної складової - вантажів.
Таблиця 2. Законодавчі документи-дозволи для здійснення діяльності підприємством-автоперевізником
|
Вид перевезень |
Документ-дозвіл |
|
Пасажирські перевезення |
|
|
Регулярні пасажирські перевезення |
ліцензія; договір із органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування або їх дозвіл; паспорт маршруту; документ, що засвідчує використання автобуса на законних підставах; інші документи, передбачені законодавством |
|
Спеціальні пасажирські перевезення |
ліцензія; договір із замовником транспортних послуг; паспорт маршруту; документ, що засвідчує використання автобуса на законних підставах; інші документи, передбачені законодавством |
|
Перевезення на таксі |
ліцензія; інші документи, передбачені законом |
|
Перевезення пасажирів легковими авто на замовлення |
ліцензія; договір із замовником транспортних послуг; інші документи, передбачені законом |
|
Перевезення пасажирів автобусами для власних потреб |
документ, що засвідчує використання автобуса на законних підставах; список пасажирів, яких перевозять, завірений підписом перевізника та печаткою; інші документи, передбачені законодавством |
|
Вантажні перевезення |
|
|
Вантажні перевезення на договірних умовах |
ліцензія; документ, що засвідчує використання автобуса на законних підставах; інші документи, передбачені законодавством |
|
Вантажні перевезення для власних потреб |
документ, що засвідчує використання автобуса на законних підставах, інші документи, передбачені законодавством |
Таблиця 3. Документальне оформлення регулярних і спеціальних пасажирських перевезень
|
Вид перевезень |
Документ |
Підґрунтя |
|
Регулярні пасажирські перевезення |
Подорожній лист |
Для всіх регулярних пасажирських перевезень |
|
Квитково-касовий лист |
-&#-*- |
|
|
Схема маршруту |
-&#-*- |
|
|
Регулярні пасажирські перевезення |
Розклад руху |
-&#-*- |
|
Таблиця вартості проїзду |
Крім міських перевезень |
|
|
Спеціальні пасажирські перевезення |
Подорожній лист |
Для всіх спеціальних пасажирських перевезень |
|
Схема маршруту |
-&#-*- |
|
|
Розклад руху |
-&#-*- |
|
|
Перевезення на таксі |
Подорожній лист |
У разі, якщо перевізник - юридична особа |
|
Перевезення пасажирів легковими авто на замовлення |
Подорожній лист |
У разі, якщо перевізник - юридична особа |
|
Копія договору із замовником послуг |
Для всіх перевезень на замовлення |
|
|
Документ, що засвідчує оплату послуг |
-&#-*- |
|
|
Перевезення пасажирів автобусами для власних потреб |
Подорожній лист |
Для всіх перевезень за власними потребами |
|
Список пасажирів |
Список пасажирів, яких перевозять, повинен бути завірений підписом перевізника та печаткою |
|
|
Договір |
Вважається укладеним з моменту його підписання |
Таблиця 4. Документальне оформлення вантажних перевезень
|
Вид перевезень |
Документ |
Підґрунтя |
|
Вантажні перевезення на договірних умовах |
Подорожній лист |
У разі, якщо перевізник - юридична особа |
|
Товарно-транс-на накладна |
Для всіх вантажних перевезень |
|
|
Інший визнач. законодавством документ на вантаж |
Для всіх вантажних перевезень |
|
|
Вантажні перевезення для власних потреб |
Подорожній лист |
У разі, якщо перевізник - юридична особа |
|
Товарно-транс-на накладна |
Для всіх вантаж. перевезень |
|
|
Вантажні перевезення для власних потреб |
Інший визнач. законодавством документ на вантаж |
Для всіх вантажних перевезень |
|
Перевезення небезпечних вантажів |
Свідоцтво про допущення транспортного засобу до перевезення вказаних небезпечних вантажів |
Для всіх перевезень небезпечних вантажів |
|
Свідоцтво про підготовку водіїв транспортних засобів, що перевозять небезпечні вантажі |
Для всіх перевезень небезпечних вантажів |
|
|
Письмові інструкції на випадок аварії або надзвичайних ситуацій |
Для всіх перевезень небезпечних вантажів |
|
|
Технічні умови на перевезення |
Для всіх перевезень небезпечних вантажів |
|
|
Дозвіл на дорожнє перевезення |
Для всіх перевезень небезпечних вантажів |
|
|
Перевезення вантажів з перевищенням габаритних або вагових обмежень |
Дозвіл, який дає право на рух автомобільними дорогами України |
Для всіх перевезень вантажів з перевищенням габаритах або вагових обмежень |
При виконанні міжнародних перевезень пасажирів необхідно мати такі документи: дозволи іноземних країн, на території яких буде здійснюватися перевезення; ліцензійну карту на транспортний засіб; свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу; сертифікат відповідності вимогам країн з безпеки руху, екологічної безпеки та енергозбереження, на території яких буде здійснюватися перевезення; список пасажирів; квитково-облікову документацію; схему маршруту.
При здійсненні міжнародних перевезень вантажу замість списку пасажирів та схеми маршруту необхідно мати дозвіл щодо узгодження умов та режимів перевезення в разі перевищення вагових або габаритних обмежень.
Для надання послуг з перевезення пасажирів і вантажів автомобільним транспортом загального користування і таксі необхідно мати ліцензію. Для одержання ліцензії суб'єкту підприємницької діяльності необхідно подати заяву до Державного департаменту автомобільного транспорту. Відображення в обліку автотранспортного підприємства придбання ліцензії наведено у таблиці 5.
Таблиця 5. Відображення у бухгалтерському обліку придбання ліцензії та списання її вартості
|
№ п/п |
Зміст господарської операції |
Кореспонденція рахунків |
|
|
дебет |
кредит |
||
|
01 |
02 |
03 |
04 |
|
1 |
Отримано ліцензію |
154 |
685 |
|
2 |
Сплачено ліцензію на здійснення перевезень |
685 |
311 |
|
3 |
Сформовано нематеріальний актив |
127 |
154 |
|
4 |
Нараховано амортизацію нематеріального активу за місяць |
23, 91, 92, 93 |
133 |
Діяльність пасажирського автотранспортного підприємства має свої особливості, котрі впливають на організацію обліку, а саме: кожному автобусному автотранспортному підприємству затверджується маршрутна схема. Звідси такі облікові та підлягаючі аналізу показники роботи автобусів, як: протяжність траси; нульовий пробіг; швидкість сполучення; час на виконання одного рейсу; час перебування автобуса на лінії; кількість рейсів за день; пробіг автобуса на маршруті.
Основним первинним документом обліку роботи автобусів і нарахування заробітної плати водіям є подорожній лист для міських і приміських маршрутів. Він виписується в одному примірнику диспетчером і видається водієві. У пасажирських АТП застосовують одноденні та багатоденні подорожні листи автобусів. Останні використовують протягом місяця.
Крім обслуговування рейсових маршрутів, автобуси АТП здійснюють перевезення за разовими замовленнями. Для цього ведеться книга замовлень, в якій реєструється рух подорожніх листів та довідок замовників.
Облік експлуатаційної роботи автобусів здійснюється на основі даних подорожніх листів у картках обліку роботи автобусів, які відкриваються на місяць. Облік роботи легкових автомобілів-таксі також ведеться згідно подорожних листів.
Робота кожного легкового автомобіля-таксі фіксується в особових картках, які потім узагальнюються у зведеній відомості обліку роботи легкових автомобілів. У ній відображаються міра використання парку легкових машин, простоїв за видами причин, виконання плану доходів, визначаються економія або перевитрата палива.
Одним із основних впливових чинників на організацію обліку в автотранспортних підприємствах є технічний стан засобів перевезення автомобілів. Щоденно диспетчер складає разом з іншими службами диспетчерський рапорт, який є основою для використання його керівництвом автотранспортного підприємства у прийнятті рішень щодо підвищення технічної готовності парку автомобілів. Водночас, бухгалтерія веде оперативний облік випуску автомобілів на лінію. Окрім того, бухгалтерією у спеціальному журналі ведеться облік замовлень на перевезення вантажів. Замовлення реєструються в міру їх надходження від клієнтів.
Реєстром аналітичного обліку і водночас основним первинним документом, за яким обліковується робота вантажних автомобілів, є подорожній лист. Бухгалтерія видає подорожні листи працівникам відділу експлуатації під звіт. Своєю чергою, відділ експлуатації видає подорожній лист водієві щоденно перед виїздом з гаражу. При відрядній оплаті застосовують щоденні листи; при погодинній - подорожні листи можуть складатись щоденно або за місяць загалом. Після закінчення роботи водій повертає подорожній лист диспетчерові, який робить записи в листі про виконання виробничого завдання. Фактичні витрати пального у цьому самому листі вказує водій, а всі інші дані про виконану роботу та техніко-економічні показники заповнюються працівниками відповідних відділів автотранспортного підприємства та замовником.
Згідно з даними подорожнього листа вантажного автомобіля здійснюється облік його роботи, витрат пального, нараховуються заробітна плата та нарахування на неї на соціальні заходи як водіям, так і іншим працівникам, які виконують роботи з перевезення вантажів, проводяться розрахунки за виконану транспортну роботу. Відпущені працівникам відділу експлуатації під звіт подорожні листи бухгалтерія списує у видаток згідно з реєстрами, складеними за даними журналу обліку руху подорожніх листів. У журналі записується кожен документ, виданий водієві, і контролюється повернення цього листа диспетчеру.
При видачі подорожнього листа диспетчер обов'язково перевіряє за журналом здавання водієм попереднього листа, яку він фіксує своїм підписом. Журнал відкривається на рік, і всі подорожні листи в ньому, починаючи з 01.01, суворо нумеруються з першого номера. На основі замовлень на перевезення вантажів, подорожніх листів, товарно-транспортних накладних та інших документів, що підтверджують виконання роботи замовником, бухгалтерія автотранспортного підприємства або відділ експлуатації виписують рахунки на оплату перевезень. У разі зриву перевезень з вини клієнта водієм складається акт про невиконання замовлення.
Облік фактично виконаних обсягів перевезень вантажів згідно з контрактами та договорами ведеться в картці виконання договорів та контрактів на перевезення вантажів. Картка відкривається автотранспортним підприємством на кожного клієнта, з яким укладено договір або контракт. Облік у картках ведеться щомісячно.
Бланки первинної транспортної документації обліковуються на підставі платіжно-прибуткових документів за вартістю їх придбання по дебету рахунку 20 «Виробничі запаси» субрахунок 209 «Інші матеріали».
В бухгалтерському обліку оприбуткування і списання бланків транспортної документації відображаються наступним чином.
Таблиця 6. Кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку оприбуткування та списання бланків транспортної документації
|
№ |
Зміст господарської операції |
Бухгалтерські записи |
|
|
Дт |
Кт |
||
|
01 |
02 |
03 |
04 |
|
1 |
Оприбутковані комплекти товарно-транспортних накладних |
209 |
631 |
|
2 |
Оприбутковано бланки подорожніх листів |
209 |
631 |
|
3 |
Відображено суму ПДВ |
641 |
631 |
|
4 |
Списано в кінці періоду: |
||
|
комплекти товарно-транспортних накладних |
91, 92 |
209 |
|
|
подорожні листи |
91, 92 |
209 |
автотранспортний перевезення водій документальний
Бланки, що є документами суворої звітності обліковуються на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку» за ціною не менше 0,1 мінімальної заробітної плати.