1 Структуру, вимоги до змісту, реквізити та види юридичних документів

Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів регламентовано ДСТУ 4163-2003. У стандарті викладено правила оформлення всіх реквізитів документа, і кожному з них визначено певне місце на аркуші паперу з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.

Під реквізитом документа розуміється інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікування, організації обігу й (або) надання йому юридичної сили.

Стандарт встановлює 32 реквізити документа (див. додаток 6). Однак всі вони не можуть бути присутні на одному документі, оскільки деякі з них є взаємовиключними, наприклад: "гриф затвердження документа" і "адресат"; "назва виду документа" і "довідкові дані про установу" (довідкові дані про установу зазначають виключно в листах, однак при цьому на бланку листа не пишуть назву виду документа).

Конкретний набір реквізитів залежить від виду документа, його цільового призначення, змісту, способу документування, етапів його підготовки і роботи з ним. Деякі документи мають суворо обмежений склад реквізитів. Відсутність або неправильне зазначення в службовому документі будь-якого реквізиту робить документ недійсним. Обов'язковими реквізитами, що забезпечують юридичну силу документа, є такі: назва установи, назва виду документа, дата, реєстраційний індекс, текст, підпис.

Для низки документів, що видаються органами державної влади, склад реквізитів встановлено законодавчими і нормативними актами. Це стосується, наприклад, паспорта, трудової книжки, диплома тощо.

В основу уніфікації у стандарті покладено принцип загальної моделі побудови документів. Такі графічні моделі або схеми побудови зразків документів називають "формулярами-зразками".

Формуляр-зразок - це сукупність розташованих у певній послідовності реквізитів, притаманних усім видам даної системи документів. У ньому встановлено формат, розміри берегів, вимоги до побудови схеми розташованості реквізитів (див. додаток 7). Схеми розташованості реквізитів документа - вертикальна та горизонтальна розмітка його робочої площі, де фіксують документну інформацію, - призначені для того, щоб полегшити складання уніфікованої форми документа.

Отже, у формулярі-зразку подано максимальний набір реквізитів, що постійно використовуються при складанні організаційно-розпорядчих документів. Незмінне розміщення реквізитів допомагає швидко знайти необхідні дані під час ознайомлення з документом.

Реквізити документів

Стандарт встановлює такі правила оформлення реквізитів документів: Реквізит 01 - зображення Державного герба України, Герба Автономної Республіки Крим - може бути присутнє на бланках лише тих установ, що мають право використовувати цю символіку.

Цей реквізит розміщують на верхньому березі бланка з кутовою розташованістю реквізитів над серединою рядків з назвою установи, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів - у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

Реквізит 02 - зображення емблеми установи або товарного знаку (знаку обслуговування) - розташовують ліворуч на рівні назви установи.

Емблема являє собою умовне або символічне зображення, що відбиває напрямок діяльності установи. Товарний знак (знак обслуговування) -відмітка, що дозволяє відрізняти товари і послуги одних виробників від однорідних товарів і послуг інших виробників.

Зображення емблеми або товарного знаку (знаку обслуговування) має бути зареєстроване у встановленому порядку. Емблему не відтворюють на бланку, де вже розміщено зображення Державного герба України.

На бланках недержавних установ емблему або товарний знак (знак обслуговування) дозволяється розташовувати на верхньому березі бланка, де на бланках державних установ розміщують зображення Державного герба. Приклади:

Реквізит 03 - зображення нагород. Установам, що мають державні нагороди, дозволяється відтворювати їх зображення на бланках службових документів і включати їх найменування у свою назву. Зображення нагород розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізиту "назва установи".

Реквізит 04 - код установи - проставляється за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) після реквізиту "довідкові дані про установу".

Реквізит 05 - код форми документа (якщо він є) - проставляють згідно з ДКУД [41], який містить назви та кодові позначення уніфікованих форм документів, що входять до уніфікованих систем документації (УСД). Однією з УСД є уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Код форми документа є цифровим позначенням уніфікованої форми документа, що визначає належність конкретного виду документа до певного класу та підкласу уніфікованої системи управлінської документації, а також є однією з основних пошукових ознак в автоматизованих системах діловодства.

Реквізит 06 - назва установи вищого рівня - вказується скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю.

Реквізит 07 - назва установи - обов'язковий для кожного документа. Авторами службових документів є, як правило, установи. Посадові особи, що підписують службові документи в межах своїх повноважень, є при цьому представниками установ, авторами документів вважаються самі установи. У бланку документа назва установи повинна відповідати назві, зазначеній у статутних документах. Скорочену назву установи або абревіатуру подають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про установу). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної назви, окремим рядком у центрі, наприклад:

Міністерство праці та соціальної політики України

(Мінпраці України)

На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, вказують назви всіх установ вищого рівня, наприклад:

Мінтрансзв'язку України Державна адміністрація залізничного транспорту України Придніпровська залізниця

У бланку установи, яка підпорядкована водночас місцевій державній адміністрації та міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщують лише назву держадміністрації, наприклад:

Київська міська державна адміністрація Державний архів м. Києва

Реквізит 08 - назву структурного підрозділу установи зазначають тоді, коли він є автором документа, і розміщують нижче реквізиту 07, наприклад:

Центральна стоматологічна поліклініка Відділ кадрів

Реквізит 09 - довідкові дані про установу - включає: поштову адресу, номер телефону, телексу, факсу, адресу електронної пошти та веб-сайту, посилання на ліцензії та патенти, номери рахунків у банку тощо. Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну адресу, що наводяться у бланку листів, повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку [21].

У бланку вказується, як правило, довідковий номер телефону (довідкова служба, секретаріат, канцелярія), наприклад:

вул. Лісова, 34, м. Київ, 03134, Тел. 267 66 99, факс 267 66 57, E-mail: intels@bitex. иа

Р/р. №_у Печерському від.

Укрсоцбанку м. Києва

Реквізит 10 - назва виду документа - має бути зазначена на всіх документах, за винятком листів. Назва виду документа дає уявлення про характер інформації, допомагає правильно визначити структуру тексту, полегшує класифікацію документів. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати організаційно-правовому статусу установи, змісту управлінської діяльності. Назва виду документа друкується великими літерами.

Реквізит 11 - дата документа - це обов'язковий реквізит будь-якого документа, вона слугує як пошукова ознака і використовується для посилання на документ. Датою документа є дата його підписання, однак нерідко дату підписання в бланку проставляють при його реєстрації чи навіть у момент відправлення. У таких випадках дати підписання і відправлення документа повинні збігатися. Важливими ознаками офіційних документів є також дати опублікування, затвердження та набуття чинності. Дата проставляється посадовою особою, яка підписує або затверджує документ.

Датуються всі стадії оформлення й опрацювання документа, тому дата входить як складова частина до таких реквізитів: гриф погодження, гриф затвердження, віза погодження, резолюція, відмітки про надійдення документа до установи або його виконання.

Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Від 2000-го року елементи дати наводяться так: на число, місяць відводиться дві цифри, на рік - чотири. Наприклад: 25.01.2009. Крапка наприкінці непотрібна.

У текстах нормативно-правових актів і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 12 жовтня 2008 р.

Дозволяється застосовувати міжнародну систему датування в такій послідовності: рік, місяць, число, наприклад: 2008.02.12.

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному місці на бланку. Якщо документ складений не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч.

Дата спільного документа двох або більшої кількості установ - єдина і відповідає даті пізнішого підпису.

Реквізит 12-реєстраційний індекс документа - складається з його порядкового номера, який можна доповнювати індексом за номенклатурою справ, індексом класифікатора, що застосовується в установі (кореспондентів, питань діяльності, посадових осіб тощо). Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

Реєстраційним індексом постанов, наказів, розпоряджень, протоколів засідань різних рад, комісій, зборів тощо є порядковий номер документа в межах календарного року. У навчальних закладах реєстрація може вестися по навчальних роках.

Індекс спільного документа складається з індексів кожної з установ, які проставляють через похилу риску згідно з послідовністю авторів документа.

Реквізит 13 - посилання на індекс і дату вхідного документа - використовують на бланках для листів як постійну частину "На №_ від_", у межах якої розташовуються номер і дата вхідного документа, на який дано відповідь, наприклад:

На № 587/01/03-10 від 29.02.2008

Реквізит 14 - місце складання або видання документа - зазначають на загальному бланку або бланку конкретного виду документа на тому місці, де в бланку листа проставляється посилання на номер і дату вхідного документа. Цей реквізит оформляється відповідно до адміністративно-територіального поділу України, наприклад: м. Львів, м. Одеса. Місце складання зазначають на всіх документах, окрім листів.

Однак цей реквізит не зазначають, якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до назви установи, наприклад: "Київський гуманітарний інститут".

Реквізит 15 ~ гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування, комерційна таємниця) - оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у верхній частині документа вище реквізиту "Адресат" чи "Гриф затвердження". За потреби його доповнюють номером примірника документа, наприклад:

Для службового користування Прим. 3

Реквізит 16 - адресат документа - розташовується у верхньому правому куті документа. Адресатами можуть бути установи, їх структурні підрозділи або конкретні посадові особи.

У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх назви подаються в називному відмінку, наприклад:

Державна акціонерна компанія "Укрресурси"

Якщо документ надсилається посадовій особі, назва установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Національний банк України Управління валютного регулювання Головному спеціалісту прізвище, ініціал(и)

У разі адресування документа керівникові установи або його заступнику назва установи входить до складу назви посади адресата, наприклад:

Голові Центрального комітету профспілки працівників державних установ України

прізвище, ініціал(и)

На ім'я керівника установи документ надсилають лише в разі порушення в ньому найважливіших питань, для розв'язання яких необхідне особисте рішення керівника. В інших стандартних управлінських ситуаціях доречно адресувати документ установі або конкретному структурному підрозділу, посадовій особі.

Якщо документ адресується багатьом однорідним установам, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Директорам державних архівів областей

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.

До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку [21], наприклад:

Спілка орендарів і підприємців України

вуя. Г. Сковороди, 5 а, м. Київ, 04070

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначаються прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата у називному відмінку, а потім - поштова адреса, наприклад:

Савченко Геннадій Олександрович

вул. Сагайдачного, буд. 81 а, кв. 16, м. Тернопіль, 46001

Реквізит 17 - гриф затвердження документа - вказує на певний нормативний або правовий характер змісту документа. Необхідність затвердження документів, як правило, регламентується нормативно-правовими актами. Документ може бути затверджений посадовою особою (посадовими особами) або рішенням колегіального органу чи іншим розпорядчим документом.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження документа складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціала(ів) та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр фінансів України

підпис, ініціал(и), прізвище 23.09.2008

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви документа, що затверджує створений документ, у називному відмінку, його дати і номера, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства фінансів України 16.01.2009 №5

Перелік документів, що підлягають затвердженню, має бути наведений в інструкції з діловодства установи. Як правило, він включає такі види документів: статут (положення про установу), структура та штатна чисельність, штатний розпис і зміни до нього, інструкції, правила тощо.

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті лицевого боку першого аркуша документа. У разі затвердження документа кількома посадовими особами, їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Реквізит 18 - резолюція - це вказівка щодо виконання документа, яку ставить на документі керівник установи або інша посадова особа. Резолюція включає прізвище виконавця (виконавців) в давальному відмінку, зміст доручення і строк виконання, особистий підпис керівника, дату, наприклад:

Потапову М. В.

Прошу підготувати план реалізації продукції до 20.01.2008 підпис 05.01.2008

На документах зі строками виконання, що не вимагають додаткових вказівок, у резолюції зазначаються: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Від конкретності й чіткості резолюції та правильного вибору виконавця залежать якість та своєчасність виконання завдання.

Як правило, на документі має бути присутня лише одна резолюція. Інші резолюції можливі у випадку, якщо є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно з основним текстом. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицевого боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеному для підшивання. Написання резолюції на окремих аркушах чи спеціальних бланках-дорученнях (фішках) допускається у таких випадках:

• o у разі необхідності повернення документа;
• o при потребі деталізувати порядок виконання документа й уточнення виконавців;
• o при відсутності на документі вільного місця для резолюції.

Реквізит 19 - заголовок до тексту документа - повинен узгоджуватися з назвою документа й містити короткий виклад його змісту. Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; лист (про що?) про постачання тари; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) секретаря-стенографістки.

Заголовок значно спрощує опрацювання документа (реєстрацію, розподіл між виконавцями, контроль за виконанням, пошук потрібного документа). Заголовок формулюється укладачем документа. У ньому дозволяється використання скорочень слів і словосполучень, що відповідають правилам орфографії та пунктуаційним нормам української мови, вимогам стандартів. Крапку в кінці заголовка не ставлять. Якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволяється продовжити до межі правого берега.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (148 х 210 мм), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

Реквізит 20 - відмітка про контроль - проставляється на лівому березі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту): пишеться слово "Контроль", літера "К" або проставляється відповідний штамп.

Реквізит 21 - текст документа - як його основа має чітко й переконливо відбивати причину й мету створення документа, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

У процесі документування управлінської діяльності склалися загальні вимоги до текстів службових документів. Текст службового документа насамперед має відповідати орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним нормам.

При написанні службових документів застосовується діловий стиль з нейтральним тоном викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис. Листування ведеться від третьої особи множини або однини, займенники, як правило, замінюються іменниками (направляемо, пояснюємо або банк інформує, інститут просить). У розпорядчих документах, що відображають принцип єдиноначальності, текст викладається від першої особи. Так само пишуть заяви, пояснювальні й доповідні записки (наказую, пропоную, прошу).

У текстах службових документів широко вживають усталені мовні звороти, сполучення, стандартні фрази і вирази (згідно з досягнутою домовленістю, на Ваш запит повідомляємо, просимо надіслати Ваші пропозиції), словосполучення (з метою, у зв'язку з, відповідно до, згідно з, зазначене вище), словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу із зазначенням позачасовості, постійності дії (витяг надсилається, має місце, експертна комісія розглядає), звороти (згідно з оригіналом, до справи, вжити заходів, надати слово, оголосити подяку). Це спрощує й полегшує процес укладання окремих видів документів.

Характерним для текстів службових документах є використання термінів і спеціальних слів, застосування простих речень (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів речення тощо). Уживають також складні речення із сурядним і підрядним зв'язком.

При складанні текстів службових документів дозволяється вживати загальноприйняті скорочення та абревіатури, оскільки їх застосування зменшує обсяги документа і прискорює сприйняття інформації, наприклад: відкрите акціонерне товариство - ВАТ; спільне підприємство -СП; Міністерство внутрішніх справ - МВС; податок на додану вартість - ПДВ; обласна державна адміністрація - облдержадміністрація; примірник - прим., дивись - див.; аркуш - арк.; заступник - заст.; виконуючий обов'язки - в. о.; рік - р.; місто - м.

Однак скорочення мають бути зрозумілими для адресатів, а також для співробітників власної установи. Крім того, рекомендується при першому вживанні скорочення або абревіатури подавати у тексті в дужках його розшифровку, наприклад: Національний архівний фонд (далі - НАФ); експертна комісія (далі - ЕК); відділ технічного контролю (далі - ВТК). Написання скорочень здійснюється згідно з класифікаторами техніко-економічної інформації, вимогами стандартів і правилами української орфографії.

Формулювання в тексті службового документа повинні бути бездоганними в юридичному відношенні. Важливою вимогою є вірогідність, об'єктивність, максимальна лаконічність документа, однак при цьому його зміст має бути інформативним, конкретним, точним, позбавленим двозначності тлумачень.

Для чіткої організації текст поділяється на дві смислові частини: опис причин, фактів, подій, що стали підставою для складання документа; висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рішення, рекомендації.

З метою полегшення сприйняття документа текст поділяють на абзаци. Тексти складних і великих за обсягом документів (правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами, наприклад:

• 1. Розділ
• 1.1. Підрозділ
• 1.1.1. Пункт
• 1.1.1.1. Підпункт

В окремих випадках після останньої цифри в номері будь-якого структурного елемента крапку не ставлять (наприклад, такі вимоги діють до текстів стандартів).

Під час складання тексту документа можуть бути використані трафаретна, анкетна, таблична форми його уніфікації чи поєднання цих форм.

Діловодство здійснюється українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд з державною мовою, можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством [2].

Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Документи, що направляють до органів державної влади України, складаються українською мовою.

Реквізит 22 - відмітка про наявність додатків - розміщується під текстом документа. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

• o додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
• o додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
• o додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітку розміщують на верхньому правому березі першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток

до наказу Державного комітету архівів України

20.08.2008 № 195

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітку про наявність додатків оформляють так:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повна назва яких у тексті не наводиться, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на 1 квартал 2009 р. на 5 арк. в 1 прим.; 2. Графік розвантажувальних робіт на І квартал 2009р. на 2 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітку про наявність додатка оформляють так:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії від 20.01.2008 № 8 і додаток до нього, всього на 25 арк. у 2 прим.

При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

Реквізит 23 - підпис - це обов'язковий реквізит службового документа, що надає йому юридичної сили. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надрукований не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціала(ів) і прізвища, наприклад:

Міністр фінансів України підпис ініціал(и), прізвище

або

Міністр підпис ініціал(и), прізвище

Документи підписуються, як правило, однією особою, а в разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади, наприклад:

Директор інституту підпис ініціал(и), прізвище

Головний бухгалтер підпис ініціал(и), прізвище

У разі підписання документа кількома особами з однаковими посадами, їх підписи розміщують на одному рівні, наприклад:

Міністр юстиції України Міністр охорони здоров я України

підпис, ініціал(и), прізвище підпис, ініціал(и), прізвище

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії підпис ініціал(и), прізвище

Секретар комісії підпис ініціал(и), прізвище

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають фактичну посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається ставити прийменник "За" чи похилу риску перед назвою посади. Додавання до назви посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." застосовують у разі заміщення керівника за наказом.

Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису або іншими способами, передбаченими законодавством. Для засвідчення електронного документа за допомогою електронного цифрового підпису застосовують процедури використання та перевірки електронного цифрового підпису відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис" [8].

Реквізит 24 - гриф погодження - проставляють, як правило, у разі зовнішнього погодження проектів документів. Цей реквізит розміщується нижче підпису на лицевому боці останнього аркуша проекту документа і складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує проект документа (включаючи назву установи), особистого підпису, ініціала(ів), прізвища та дати погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Директор ВАТ "Київський цегельний завод"

підпис, ініціал(и), прізвище

18.09.2008

Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється колегіальним органом, то гриф погодження оформляють таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Правління ВАТ "Укрнафта"

10.08.2008 №21

Реквізит 25 - візи документа, якими оформляють внутрішнє погодження його проекту. Візу розміщують на лицевому або на зворотному боці останнього аркуша документа. Віза включає: особистий підпис, ініціал(и) і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається назва посади цієї особи, наприклад: Начальник відділу кадрів підпис, ініціал(и), прізвище 18.09.2008

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Начальник юридичного відділу підпис, ініціал(и), прізвище Зауваження і пропозиції додаються 23.10.2008

Візуванню підлягають примірники документів, які залишаються в установі.

У деяких випадках для запобігання можливій заміні аркушів допускається поаркушне візування нормативно-правових актів, додатків, договорів тощо. Якщо в процесі візування до проекту документа внесено суттєві зміни, він підлягає передрукуванню та повторному візуванню.

Повторне візування непотрібне, якщо до проекту під час його доопрацювання внесено уточнення, які не міняють його суті.

Реквізит 26 - відбиток печатки. Підпис відповідальної особи у деяких випадках засвідчується печаткою. Гербова печатка або прирівняна до неї основна печатка установи із зазначенням ідентифікаційного коду (далі - основна печатка) проставляються на оригіналах документів, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також у випадках, передбачених нормативно-правовими актами. Відбиток печатки ставлять на такі документи, як статут, штатний розпис, договір, посвідчення, доручення тощо. Перелік документів, на які необхідно ставити печатку, визначають на підставі нормативно-правових актів і наводять в інструкції з діловодства установи. Листи, виготовлені на бланках, окрім гарантійних, не потребують засвідчення печаткою.

Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він охоплював частину (3-4 літери) назви посади особи, яка підписала документ. Відбиток печатки повинен добре читатися.

В установі можуть використовуватися також прості печатки без зображення герба (ідентифікаційного коду). На таких печатках зазначається лише назва установи чи структурного підрозділу. Відбитки таких печаток проставляють на довідках, перепустках, копіях документів, розмножених примірниках розпорядчих документів у разі їх розсилання, а також під час опечатування пакетів, бандеролей, шаф, дверей, сейфів тощо.

У випадках, коли, відповідно до законодавства, необхідне засвідчення підпису на електронних документах та відповідності копій документів оригіналам печаткою, на електронний документ накладається ще один електронний цифровий підпис установи, спеціально призначений для таких цілей.

Реквізит 27 - відмітка про засвідчення копії документа - складається зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціала(ів) та прізвища, дати засвідчення копії. Цей реквізит проставляють під реквізитом "Підпис", наприклад: Згідно з оригіналом Головний спеціаліст відділу кадрів підпис, ініціал(и), прізвище 08.01.2009

Відмітку проставляють на копіях документів (у т. ч. ксерокопіях) для засвідчення їх відповідності оригіналу. Якщо копію документа надсилаютъ до іншої установи або видають на руки, то напис про засвідчення документа засвідчується печаткою установи (негербовою) або структурного підрозділу (служби діловодства, відділу кадрів тощо).

Реквізит 28 - прізвище виконавця і номер його телефону зазначають на лицевому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа, наприклад:

Царенко 57812 65 або

Царенко Ганна Василівна 57812 65

У разі потреби вказується індекс друкарки (перші літери імені й прізвища, кількість надрукованих примірників, дата друкування), наприклад:

BP 512.01.2009

Реквізит 29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи - проставляється після вирішення питання, порушеного в документі, або направлення відповіді.

Відмітка про виконання свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучати до справи. Відмітка може включати посилання на дату і номер документа, який засвідчує його виконання, а в разі відсутності такого документа - короткі відомості про виконання, слова "До справи", номер справи, посаду, підпис і дату. Підписує і датує відмітку виконавець, який працював з документом, або керівник структурного підрозділу. Цей реквізит проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицевого боку першого аркуша, наприклад:

До справи № 05-19

Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 04.03.2009

посада, підпис, ініціал(и), прізвище

05.03.2009

Реквізит 30 - відмітка про наявність документа в електронній формі - це відмітка, що складається з імені файлу, коду оператора та інших пошукових даних. Цей реквізит розміщують у центрі нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа, наприклад:

//serverdocspublicdep 03file 05.doc

Реквізит 31 - відмітка про надійдення документа до установи -проставляється від руки або штампом у правому нижньому куті лицевого боку першого аркуша документа. Елементами цього реквізиту є: скорочена назва або абревіатура установи-одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (а за потреби - година й хвилини) надходження документа, наприклад:

Укрпошта Вх. № 1937 17.05.2008

Реквізит 32 - запис про державну реєстрацію - проставляють на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. № 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади". Установа - автор нормативного акта повинна залишити вільне місце (6 х 10 см) у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження для запису про державну реєстрацію.

Реквізити документів та вимоги до їх написання

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Розрізняють постійні й змінні реквізити документа.

Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні — фіксуються на бланку в процесі заповнення

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком.

Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків: а) для листів; б) для інших документів.

Бланки виготовляються двох форматів — А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм).

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом.

Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа.

Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити: "адресат", "гриф обмеження доступу до документа", "гриф затвердження", "резолюцію".

Формуляр-зразок передбачає такі реквізити та їх розміщення в управлінській документації

Основні правила оформлення реквізитів

Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.

№	Реквізити	Розташування та правила оформлення
1	Державний герб України	Посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації
2	Емблема організації чи підприємства	Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку
3	Зображення державних нагород	У верхньому лівому кутку або посередині документа
4	Код підприємства, установи, організації	У верхньому правому кутку
5	Код форми документа	У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи
6	Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа	У верхньому лівому кутку або посередині сторінки
7	Повна назва установи, організації або підприємства — автора документа	У верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом. Назва установи повинна відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї
8	Назва структурного підрозділу	У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом
9	Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку	У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 01054, м. Київ-54. вул. Пирогова, 9, т. 221-99-33 На бланку для листів указується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО № 321518
10	Назва виду документа	Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу
11	Дата	Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 2002 р.) або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік— 17.06.2002 (тобто 17 червня 2002 року). Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (нуль): 03.04.2002. У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи)
12	Індекс	У верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дає змогу забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 — шифр структурного підрозділу; 10 — номер справи; 36 —реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії
13	Посилання на індекс та дату вхідного документа	У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 — номер справи за номенклатурою; 135-— порядковий номер
14	Місце укладання чи видання	У верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ
15	Гриф обмеження доступу до документа	З правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка: «Для службового користування», «секретно», «цілком секретно»
16	Адресат	З правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем. Наприклад: Друкарня Никонову «Преса України» Миколі Петровичу Головному вул. Грінченка, редакторові буд. 7, кв. 19 Романову В. Ю. Київ-04 01004 Якщо документ адресується установі, її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подаються у називному відмінку: Міністерство охорони здоров'я України Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи подається у родовому відмінку: Директорові Київської загальноосвітньої школи № 7
17	Гриф затвердження	У верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифа затвердження: - слово ЗАТВЕРДЖУЮ; назва посади; особистий підпис; ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; дата затвердження. Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ директор школи (підпис) Л. С. Семенова 07.10.2002 Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою: ЗАТВЕРДЖУЮ Наказ Міністерства фінансів України 20.04.2002, № 15
18	Резолюція	Це напис, зроблений керівником установи на документі, який містить вказівки щодо виконання цього документа. У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: — прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ; — вказівка на порядок виконання документа; — термін виконання документа; — особистий підпис керівника; — дата. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, названа в резолюції першою. На документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа. Якщо документ підлягає поверненню або деталізується порядок йог» виконання, оформляється резолюція на окремих аркушах чи спеціальних бланках
19	Заголовок до тексту	Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника «про»; має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Текст документа, надрукований на папері А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень
20	Відмітка про контроль	З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа, її проставляють за формою «К» або «Контроль»
21	Текст	Складається з таких логічних елементів: вступу; доказу; закінчення. Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля)
22	Відмітка про наявність додатка	Додатки до документів можуть бути трьох видів: а) додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів); б) додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом; в) додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначають у тексті: Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) за формою, зазначеною у додатку 1. Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першої сторінки додатка: Додаток до наказу Міністерства освіти і науки України 15.10.2002 № 15 Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватися керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останньої сторінки додатка. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку: якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так Додаток: на 2 арк. у 3 прим.; якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників: Додаток: «Проект реконструкції ділянки» на 5 арк. у 2 прим. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на 2 арк. лише адресатові. У разі великої кількості додатків окремо складається їх опис, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до опису на 7 арк. Якщо додаток надсилається не за всіма зазна­ченими у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою: Додаток: на 6 арк. у 2 прим, на першу адресу
23	Підпис	Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять: найменування посади (з лівого боку); підпис (між назвою посади й прізвищем); ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч): Голова Державного комітету архівів України (Підпис) (Ініціали, прізвище) У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники. Якщо надсилають документ одночасно кільком установам, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією - примірники. Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовуються на одному рівні: Директор Директор зош № 277 зош № 282 (підпис) (підпис) Л. С. Семчук Ю. Ю. Новак Розшифрування підпису в дужки не береться. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом: «в. о.», «заст.»). Не допускається підписання документа з прийменником «за» або проставленням скісної риски перед найменуванням посади. Документ колегіальних органів підписує голова та секретар колегіального органу
24	Гриф погодження	Розрізняють дві форми погодження документів — внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) й зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із: — слова «ПОГОДЖЕНО»; назви посади службової особи, з якою погоджується документ, та назви установи; особистого підпису; — його розшифрування; — дати. Грифи погодження розташовуються нижче від реквізиту «підпис» або на окремій сторінці. Наприклад: ПОГОДЖЕНО Директор зош № 246 (підпис) С Б. Дмитрів 01.09.2002 Якщо зовнішнє погодження Документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється так: ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України 01.07.2002, № 12 Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження: Аркуш погодження додається Аркуш погодження оформляється за такою формою: АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ Назва документа Найменування Найменування посади посади (Підпис) (Підпис) (Ініціали, прізвище) (Ініціали, прізвище) Дата Дата
25	Віза	Внутрішнє погодження проекту документа — це його візування. Віза складається з: особистого підпису особи, що візує; дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали та прізвище): Завідувач кафедри (підпис) Б. М. Сайко 28.08.2002 Невеликі зауваження (1—2 рядки) розташовуються перед візою. У разі внутрішнього погодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі
26	Печатка	Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. п. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ
27	Відмітка про засвідчення копій	У правому верхньому кутку пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» — слово «правильно»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис завіряється печаткою
28	Прізвище виконавця та номер його телефону	Цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з: прізвища виконавця; номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа
29	Відмітка про виконання документа й направлення його до справи	Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить такі відомості: стислу довідку про виконання; слова «До справи» та номер справи, до якої має бути підшитий документ; дату скерування документа до справи; підпис керівника структурного підрозділу або виконавця: До справи № 07/54 Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 05.09.2002 (Посада, ініціали, прізвище) Відмітка «До справи» свідчить про те, що роботу над документом закінчено
30	Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій	Розміщується після тексту на нижньому правому полі першої сторінки документа. Містить: запис «Інформація перенесена на машинний носій»; підпис особи, відповідальної за перенесення даних; дату перенесення
31	Відмітка про надходження	Містить: скорочену назву організації, що отримала документ; дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить: назву організації; дату надходження; індекс документа. Відмітка про надходження розташовується на нижньому правому полі першої сторінки документа