Досить часто виникає запитання − чи завжди потрібно створювати базу даних з "нуля"?
Ні, з "нуля" базу даних розробляти зовсім не обов'язково, оскільки на підприємстві є файли, створені в різних додатках, які доцільно використовувати при формуванні бази даних MS Access. Наприклад, у відділі кадрів підприємства ведеться реєстр номенклатур посад в MS Excel, відомості в реєстрі можуть змінюватися або доповнюватися новими записами. Але, дані з реєстру дуже необхідні для ведення бази даних про співробітників підприємства.
Постає питання − як правильно організувати технологію використання відомостей з реєстру для ведення бази даних?
Напевно, правильніше за все зробити так, щоб з бази даних були доступні відомості у файлі MS Excel, це і називається − робота із зовнішніми даними.
Створимо файл в MS Excel, який містить відомості відділу кадрів про номенклатуру спеціальностей на підприємстві, а потім скористаємося цим файлом для поповнення бази даних. На малюнку 1 представлено лист Excel з переліком посад і базових окладів.
Рис. 1. Перелік посад і окладів у вигляді таблиці Excel
Рис. 2. Діалогове вікно для вибору джерела даних
Рис. 3. Відображення даних електронної таблиці Excel в додатку для перетворення даних
Рис.4. Вибір першого рядка в якості заголовка
Рис. 5. Створення в базі даних імені зв'язковий таблиці з Excel
Рис. 6. Повідомлення системи, про зв'язуванні таблиці джерела даних в Excel з базою даних Access
Рис. 7. Відображення створеної таблиці в області переходів вікна бази даних