4 Проектування бази даних
Перед тим, як скористатися додатком Microsoft Access для розробки бази даних, необхідно:
- здійснити постановку задачі;
- визначити потенційного користувача і його потреби;
- провести збір необхідних відомостей про зміст і найменувань полів таблиць;
- провести нормалізацію таблиць;
- продумати інтерфейс готового продукту та найменування типових звітів для розповсюдження.
У даному курсі основний акцент зроблено на вивченні можливостей Access 2010 і прийомах організації створення таблиць, пошуку інформації за запитами, відображення інтерфейсів користувача, а також правил поповнення бази даних та внесення до неї змін. Тому, ознайомимося з підходом створення бази даних "з нуля", хоча, існує й інший підхід проектування бази даних Access − створення з використанням шаблонів.
Слід розуміти, що по ходу розробки бази даних створюються нові об'єкти (таблиці, запити, форми, звіти, макроси), посилання на які додаються в область переходів. Проте, всі об'єкти будуть зберігатися в одному файлі з розширенням .аccdb, а тому робота з даними в Access починається з створення файлу бази даних (задається ім'я файлу бази даних і місце його розташування).
Припустимо, що є деяка фірма, якій потрібно вести облік її співробітників, відомості про яких використовуватимуться декількома підрозділами, наприклад, відділом кадрів, плановим відділом, бухгалтерією, канцелярією, керівництвом. Це говорить про те, що інформація про співробітника фірми є різноплановою, а аналіз відомостей про співробітника вимагає використання додаткових матеріалів. Наприклад, при формуванні наказу про нарахування заробітної плати, буде потрібно враховувати додаткові надбавки, залежно від стажу роботи на підприємстві співробітника, його категорії. Крім того, співробітники отримують додаткові пільги у вигляді доплат, відповідно до наказу керівництва. Пільги зазвичай призначаються, виходячи з існуючих нормативних документів, які повинні бути присутніми в базі даних.
Таким чином, можна зробити деякі висновки:
- по-перше, для кожного підрозділу буде потрібно мати різні вихідні форми, які засновані на запитах;
- по-друге, крім відомостей про співробітників в базі даних повинні бути присутніми матеріали, що відносяться до фірми і нормативним документам;
- по-третє, всі дані повинні бути згруповані таким чином, щоб була можливість одноразового їх перетворення і коригування.
У загальному вигляді уявімо собі схему (рис. 1) взаємодії потенційних користувачів з базою даних, наприклад "Співробітники фірми", з якої можна бачити, які кроки слід зробити при розробці цієї бази даних засобами Access 2010.
Рис. 1. Схема взаємодії користувачів з базою даних