Тема 5. Використання об'єктів як джерел даних

1 Правила додавання об'єктів в поле з типом даних OLE

У тому випадку, коли тип даних заданий, як OLE (Object Linking and Embedding − зв'язування і впровадження об'єкта), тоді СУБД Access зберігає зовнішній об'єкт в загальному файлі бази даних, відводячи на його зберігання стільки місця, скільки цей об'єкт займає у вигляді окремого файлу.

Під об'єктами слід розуміти файли, створені у вигляді додатків в графічних редакторах, відеокліпів, в додатках MS Office та інше.

При заповненні таблиці даними, які є об'єктами, у відповідній позиції поля з типом даних OLE формується повідомлення про програму, за допомогою якої можна відкрити цей об'єкт. Відображення об'єкта буде здійснюватися тільки у формах і звітах.

Для додавання об'єкта в поле з типом даних OLE необхідно відкрити таблицю в режимі Таблиця, а потім у рядку для введення даних натиснути правою клавішею миші, в контекстному меню, слід вибрати рядок з командою, що призведе до відкриття діалогового вікна (рис. 1).

Рис.1. Діалогове вікно для додавання нового об'єкту в таблицю Access

Слід пам'ятати, що є дві можливості вбудовувати об'єкти у вигляді даних:

• перша можливість передбачає використання типових програм для створення файлу, які підтримує Access;
• друга можливість вставки об'єкта, що дозволяє використовувати будь-який файл як джерело даних.

Щоб побачити і спробувати всі можливості режиму роботи з встраиванием об'єктів, скористаємося таблицею "Особисті відомості", яка має поле з найменуванням "Фото", при цьому, в якості даних будемо використовувати не тільки фотографії співробітників, а і інші додатки.

2 Створення об'єкта з файлу

Коли мова заходить про дані, які є об'єктами для бази даних, і є зовнішніми файлами, то потрібно мати ці файли. Тому, створимо декілька файлів, щоб надалі побачити їх відображення в базі даних, а також спробувати провести зміну цих файлів.

1. Підготуйте файл, що має фотографію об'єкта для бази даних. Наприклад, sydorenko.jpg (jpg − універсальний фото формат).

2. Для того щоб цей файл зберігся в базі даних, слід у вікні (рис. 1) поставити відмітку Створити із файлу (Создать из файла) , після чого з'явиться діалогове вікно (рис. 1). За допомогою кнопки "Огляд..." (Обзор...) слід вибрати необхідний файл.

Рис. 1. Пошук файлу при створенні об'єкта в базі даних

У відповідному рядку для поля "Фото" з'явиться слово "Пакет" (Package), це означає, що файл прив'язаний до додатка, за допомогою якого він був створений.

Тому, при перегляді бази даних, чи буде це запит, форма або звіт, користувач побачить зображення файлу у вигляді значка, а при подвійному натисканні з цього зображення система спочатку знайде додаток, а потім у ньому відобразить вміст файлу (у даному прикладі це фотографія).

Винятком є файли із зображеннями, збережені з розширенням .bmp (bit map format).

Разом з тим, слід пом'ятати, що файли, створені в додатках Microsoft, будуть відображатися відразу у формах і звітах.

А тому, висновок простий, фотографії можна вставляти в такі додатки як Paint, Word, Power Point, зберігати у вигляді окремих файлів, а потім підключати у вигляді об'єкта до бази даних.

3. Спробуйте створити декілька файлів з фотографіями і текстом, використовуючи різні редактори Windows. (Наприклад, можна відкрити документ Word, вставити з файлу фотографію, додати текст, а потім зберегти як: file.docx (рис. 3)).

Рис. 3. Файл з фотографією і текстом, створений в Word

3 Створення нових об'єктів

Під створенням нових об'єктів у базі даних слід розуміти використання додатка, в якому створюється файл, а потім підключається в поле з описом типу даного OLE.

Для запуску режиму створення нових об'єктів, необхідно відкрити таблицю в режимі Таблиця, вибрати варіант "Створити новий" (Создать новый) в діалоговому вікні (рис. 1), а потім у списку виділити "Тип об'єкта" (Тип объекта) (необхідний додаток). Перелік додатків, які підтримує Access для створення об'єкта, знаходяться в списку (рис. 1), який розкриється після запуску команди.

Рис. 1. Перелік типів об'єктів Access, які можна використовувати для створення файлів

Зручністю використання додатків для створення об'єктів у вигляді файлів полягає в тому, що надалі ці файли можна використовувати автономно або здійснювати їх корекцію в базі даних.

Розглянемо кілька варіантів створення об'єктів для бази даних.

РОБОТА З ДОДАТКОМ PAINT

Наприклад, необхідно створити об'єкт із зображенням і текстом, який надалі користувач бази даних зможе замінити або виправити.

1. Виберіть зі списку об'єкт Bitmap Image.
2. Відкрийте програму Paint.
3. Додайте фото із файла.
4. Додайте текст.
5. Збережіть як файл.
6. Закрийте додаток.

Збережіть таблицю з даними, а потім спробуйте внести виправлення в створений об'єкт.

РОБОТА З ДОДАТКОМ EXCEL

Користувача бази даних можна забезпечити засобом для проведення обчислень над даними, які містяться в Excel.

Наприклад, крім здійснення пошуку необхідних відомостей в базі даних, потрібно вести облік надходження товарів на склад. Тоді як об'єкт даних слід вибрати в списку додатків (рис. 1) Двійковий лист Microsoft Excel .

1. Виберіть зі списку об'єкт Двійковий лист Microsoft Excel.
2. Створіть таблицю з даними за зразком.
3. Створіть формули та виконайте розрахунки.
4. Збережіть у вигляді файлу.
5. Закрийте додаток.

Рис. 2. Технологія створення об'єкта в додатку Excel

Спробуйте створити аналогічний об'єкт в Excel, а потім провести виправлення в об'єкті, розкривши його в таблиці бази даних.

Крім того, перевірте, що станеться з об'єктом, коли він буде відкритий, як файл у додатку "Провідник", а потім у нього будуть внесені зміни ?

4 Питання для самоконтролю

1. Чим відрізняється спосіб "Створити новий об'єкт" (Создать новый объект) від способу "Створити з файлу" (Создать из файла)?
2. Як помістити файл фотографії співробітника в базу даних, якщо він має розширення .рng?
3. Чи можна здійснювати правку файлу, який вставлений як об'єкт в базу даних безпосередньо у файловій системі комп'ютера?
4. Як додати презентацію в базу даних?