Аналіз видів діяльності і витрат часу

Види діяльності

Витрати часу

заплановані

фактичні

Виграш у годинах

                                                                      П

     Ф

=      П-      Ф

Фактичний стан

Фактично   витрачений час

(год, хв)

Планований стан

Планований час   (год, хв)

Перерахування,   регулярне відтворених протягом дня чи тижня видів діяльності

День

Тиждень

Перерахування   можливостей оптимізації з метою економії часу

День

Тиждень

Факт

План

Час   "від - до"

Окремі   види діяльності, під час яких Вам заважають

Вид   "перешкод" (телефон, відвідувачі)

Тривалість   перешкод

Можливості   поліпшення використання часу

Дуже часто не складність проблем, а нестача часу на   розв'язання їх є головною причиною незадоволеності результатами діяльності   ділової людини. За таких обставин у пригоді може стати самоменеджмент.   Самоменеджмент — це послідовне та цілеспрямоване використання випробуваних   методів роботи в повсякденній практиці для того, щоб оптимально й ефективно   використовувати свій час.
  Головна мета самоменеджменту полягає в тому, щоб максимально використовувати   особисті можливості, усвідомлено управляти ходом свого життя   (самовизначатися) й переборювати зовнішні обставини як на роботі, так і в   особистому житті. Кожній людині взагалі, й особливо тій, котра готує себе до   роботи менеджера, насамперед необхідно вміти перетворити ситуацію, для якої   типова невпорядкованість дій, зумовлена зовнішніми обставинами, у ситуацію   цілеспрямованих і здійсненних завдань. Навіть тоді, коли на вас з усіх боків   звалюються різні завдання і робота вас поглинає, ви зумієте завдяки   послідовному плануванню часу й використанню методів наукової організації   праці краще здійснювати свою діяльність, щодня виділяючи резерв часу для   справді керівних функцій.
  На жаль, багато менеджерів занадто орієнтовані на процес діяльності, а не на   його результати. При такому підході вони вважають за краще правильно робити   справи замість того, щоб робити правильні справи; вирішувати проблеми замість   того, щоб створювати творчі альтернативи; зберігати засоби замість того, щоб   оптимізувати використання їх; виконувати обов'язок замість того, щоб   домагатися результатів; зменшувати витрати замість того, щоб підвищувати   прибуток.
  Щоденне розв'язання різноманітних завдань і проблем можна подати у вигляді   ланцюга різних функцій, що знаходяться у відповідній взаємозалежності між   собою і, як правило, здійснюються у визначеній послідовності. Процес   самоменеджменту в аспекті послідовності виконання конкретних функцій може   охоплювати шість фаз: постановка мети — аналіз і формування особистої мети; планування   — розроблення планів і альтернативних варіантів своєї діяльності; прийняття   рішень щодо конкретних справ; організація і реалізація — впорядкування   розпорядку дня й організація особистого трудового процесу з метою реалізації   поставлених завдань; контроль — самоконтроль і контроль підсумків (у разі   необхідності — коригування мети); інформація і комунікації — фаза, властива   певною мірою всім функціям, тому що і комунікації, й обмін інформацією   необхідні на всіх фазах самоменеджменту(рис.1).                                                                      

Зауважимо, що окремі функції не обов'язково   виконуються в чіткій послідовності одна за одною, як це подано в моделі, а   можуть багаторазово переплітатися.

Оволодіння мистецтвом самоменеджменту дає такі   переваги: виконання роботи з меншими затратами; краща організація праці;   менше поспіху і стресів; більше задоволення від роботи; активна мотивація   праці; підвищення кваліфікації; зниження завантаженості роботою; зменшення   помилок при виконанні своїх функцій; досягнення професійної і життєвої мети найкоротшим   шляхом.

Ви маєте навчитися: раціонально використовувати свій   час; мислити цілеспрямованими категоріями і працювати відповідно до   поставленої мети; за допомогою планування набувати впевненості в собі та   звільнятися від стресів; щодня домагатися успіхів і знаходити вільний час (н еменше   години).

Дейл Карнегі у своїй знаменитій книзі "Як   знаходити друзів..." однозначно стверджує: "Самовдосконалення —   насамперед". Для того щоб управляти іншими, необхідно спочатку навчитися   управляти собою.
  До характерних рис керівника, який добре управляє собою, належать такі:   здорове тіло, відсутність шкідливих звичок, енергійність і життєстійкість,   спокійний і врівноважений підхід до життя та роботи, спроможність   переборювати стреси, ефективне використання часу та ін. Слід пам'ятати, що   всі аспекти управління взаємозалежні.
  Більшість видів діяльності у сфері менеджменту вимагають високого   індивідуального розвитку. В міру того як зростає ступінь змін, виникає   потреба розвивати свій творчий потенціал. За таких умов менеджерам необхідно   підтримувати свій рівень, незважаючи ні на що. Праця менеджера, що постійно   змінюється і висуває нові вимоги до нього, передбачає високу здатність до   саморозвитку.
  Саморозвиток необхідний і для тих, хто збирається переходити на більш   престижну роботу або перебуває між двома важливими етапами своєї кар'єри,   тобто щоразу, коли менеджеру необхідні найбільша сприйнятливість,   енергійність або винахідливість.
  До саморозвитку спонукають такі бажання, як досягнення службової кар'єри;   більш ефективне виконання поточної роботи; більше задоволення від роботи,   життя та ін.
  Під самовдосконаленням розуміються особисті зміни, виникнення нових поглядів,   відчуттів. Ці зміни особистості і є розвитком вашого "Я".
  Головним напрямом самовдосконалення є розвиток навичок самостійного мислення,   розробка власних ідей на базі власного досвіду. Обидва напрями тісно   пов'язані й передбачають розробку власних ідей на основі одержуваної   інформації, спілкування з іншими людьми і зворотного зв'язку.

Результативність процесу   самовдосконалення розглядається з погляду мислення (наші ідеї, переконання,   концепції, теорії); відчуття (наші почуття, настрої); готовності до дій   (здатність або нездатність діяти залежно від ситуації). її може бути подано у   вигляді таблиці (табл. 1).
      

Розглянемо більш конкретно різноманітні аспекти   розвитку особистості. Перший аспект розвитку особистості — здорове мислення.   Якщо ви визнаєте не лише особисту думку, а й думки інших, готові вислухати   їх, поставитися до них з повагою, навіть якщо ви їх не поділяєте, це означає,   що вам властиве здорове мислення. Отже, здорове мислення характеризується   наявністю системи пов'язаних і послідовних ідей та переконань, котрі навряд   чи будуть змінені залежно від ситуації.
  Для людини зі здоровим мисленням характерна спроможність помічати деталі й   одночасно мати уявлення про ситуацію в цілому. Вплив ваших ідей і вчинків на   інших людей приводить до формування системи персональних стандартів і   моральних цінностей (філософських, релігійних, духовних), що викликають   відповідні почуття.
  Здорові почуття — це усвідомленість того, що вони є і впливають на вас.   Придушення своїх почуттів або заперечення їхньої наявності не можна назвати   здоровими проявами, тому що коли почуття придушуються, вони майже завжди   виявляються найнебажанішим способом — у вигляді неконтрольованих реакцій   (наприклад, нездатність стримувати свій гнів), погіршують взаємовідносини з   іншими людьми, призводять до напруженості, знервованості, безсоння й цілого ряду   хвороб.
  Однак сказане зовсім не означає, що давати волю своїм почуттям — значить   сприяти зміцненню здоров'я. Необхідно прагнути до стану рівноваги, за якого   усвідомлюються і самовизнаються свої почуття, але при цьому ми не дозволяємо   їм панувати над нами.
  Наявність у людини здорових почуттів свідчить також про збалансованість   особистості, розумової та фізичної діяльності, матеріальних і духовних   інтересів. Самовдосконалення передбачає аналіз названих аспектів у житті   людини й усунення будь-якого дисбалансу.
  Є три види збалансованості особистості.
  Перший — це внутрішня врівноваженість, котрої можна домогтися за допомогою   таких прийомів, як споглядання, медитація і система вправ йоги.

Другий — це збалансованість самих процесів мислення,   відчуття і готовності до дії. Прикладом незбалансованості може бути бажання,   не підкріплене відповідними діями, або, навпаки, надмірна й непродумана   активність.

Третій вид збалансованості — врівноваженість   чотирьох аспектів розвитку особистості, тобто баланс між часом і зусиллями,   витраченими на вдосконалення вашого здоров'я, навичок, дій і усвідомлення   свого "Я".
  Що означає готовність до дії стосовно здоров'я? Мова йде переважно про   фізичне здоров'я, що залежить від таких чинників, як калорійність їжі, дієта,   фізична підготовка і здорові звички.
  Другий аспект розвитку особистості — навички. Людині, котра займається   самовдосконаленням, необхідно розвивати цілий ряд розумових і концептуальних   здібностей: запам'ятовування, логічне мислення, засвоєння технічних знань,   творчий підхід, інтуїцію.
  Третій аспект розвитку особистості — спроможність до дій — у реальному житті   передбачає розвиток фізичних, технічних і професійних навичок.

За наявності розумового і фізичного здоров'я людина   може розвивати свої навички, а за наявності рішучості й уміння мотивувати ці   навички вона може перетворювати їх у дії, внаслідок чого виникає усвідомлення   себе як особистості: "Добре, що я такий, який я є", — це четвертий   аспект. Сприйняття себе як особистості характеризується розумінням себе, а   також наявністю внутрішньої орієнтації, усвідомленням мети в житті.

Відсутність належного усвідомлення своєї особистості   суперечить принципам самовдосконалення. Необхідно примиритися зі своїми   недоліками, але не можна ненавидіти себе за них: ви маєте або виправити ці   недоліки, або постаратися знайти оптимальний вихід із невдалої ситуації. Ви   також маєте визнавати і свої достоїнства, не опускаючись до надмірного   самовдоволення, так само, як і до самознищення й удаваної скромності.

Отже, поняття самовдосконалення передбачає зміцнення   здоров'я, розвиток майстерності, мотивації, рішучості, усвідомлення свого   "Я" і мети в житті.

Позитивні й негативні риси часто в спеціальній   літературі позначають поняттями вищого і нижчого "Я".
  Вище "Я" — це ваші позитивні риси. Хоча в усіх людей є вище   "Я", багато хто, як не дивно, не усвідомлює, не помічає своїх   кращих рис і навіть може заперечити наявність їх.
  Інші люди, навпаки, занадто самовдоволені й бачать у собі тільки позитивні   риси, яких, можливо, у них немає.
  Корисним може бути складання вами списку ваших рис, що стосуються вищого   "Я". Усвідомте наявність у вас цих позитивних рис, але уникайте   самовдоволення.

Нижче "Я" — це ваші негативні риси.   Оскільки нижче "Я" властиве всім нам, дуже важливо вміти визнавати   його. Заперечуючи його існування у вас, ви перешкоджаєте процесу   самовдосконалення. Дуже важливо не дозволяти нижчому "Я" панувати   над вами. Складіть список ваших рис, що належать до нижчого "Я".   Визнайте їхнє існування в себе і мотиву й те цим своє самовдосконалення.

Основні методи самовдосконалення, що сприяють   досягненню різноманітних загальних результатів у розвитку особистості, також   допомагають виробити якості і навички, необхідні для такого розвитку: ведення   особистого журналу; ретроспективний огляд подій; роздуми про події, що   відбуваються; вміння прислухатися до свого внутрішнього "Я";   розвиток інтуїції; сміливість у використанні нових ідей; експериментування з   новим типом поведінки; зміцнення сили волі; підтримка здатності до сприйняття   нового; робота над вищим і нижчим "Я"; способи вдосконалення   мислення (читання, конспектування, складання плану, методика систематичного   запам'ятовування та ін.); інші можливості самовдосконалення (навчання на   курсах, участь у різних об'єднаннях, гуртках, розробка індивідуального стилю   управління, розвиток здатності спілкування та ін.).