2. Контроль процесу

Менеджеру необхідно щодня, через рівні проміжки часу перевіряти свої плани й організацію праці, задаючи собі наступні питання:

• Чи Виконуєте Ви дійсно необхідні задачі?
• Чи завжди правильно Ви приймаєте рішення щодо пріоритетності завдань Вашої діяльності?
• Чи Справляєтеся Ви запланованими задачами у встановлений час?
• Чи Передоручаєте Ви в достатньому обсязі справи, у тому числі і термінові?
• Чи Збираєте Ви в єдиний блок невеликі справи, телефонні розмови і т.п.?
• Чи Використовуєте Ви всі інші можливості раціоналізації і розвантаження?
• Чи Ведете боротьбу з "перешкодами" і "поглиначами часу"?

Контроль процесу включає:

• Аналіз діяльності і часу
• Аналіз денних "перешкод".

Виконання аналізу видів діяльності і часу з метою здійснення процесу контролю можна зробити за допомогою тієї ж таблиці* і комп’ютерної програми*, що ми розглядали при вивченні теми 1. Для здійснення контролю слід порівняти заплановані витрати часу з фактичними:

 

Аналіз видів діяльності і витрат часу
Види діяльності	Витрати часу
	заплановані	фактичні
Виграш у годинах	П	Ф
	=      П-      Ф

 

Виграш у годинах визначається за рахунок завдань, які ви виключили із свого плану завдяки делегуванню чи принципу Ейзенхауера, або за рахунок застосування прийомів раціоналізації праці.

Способи контролю діяльності і часу:

• Запланований час (цілеустановка).
• Сприйняття фактичного перебігу часу і діяльності.
• Розробка планованого стану.
• Порівняння "план-факт" (контроль)

Спосіб "Запланований час (цілеустановка)" передбачає запис задач категорії А, що міг би виконувати менеджер, якби  щодня мав на 1 годину більше часу у своєму розпорядженні:

1. ______________________

2. ______________________

3. ______________________

4. ______________________

5. ______________________

 

Спосіб "Сприйняття фактичного перебігу часу і діяльності" передбачає:

• фіксацію роботи, періодично виконуваної протягом дня чи тижня;
• аналіз причин.

 

Фактичний стан	Фактично   витрачений час (год, хв)		Планований стан		Планований час   (год, хв)
Перерахування,   регулярне відтворених протягом дня чи тижня видів діяльності	День	Тиждень	Перерахування   можливостей оптимізації з метою економії часу	День	Тиждень

 

Спосіб "Розробка планованого стану" передбачає:

1. Аналіз кожного виду діяльності в графі "Фактичний стан" з погляду  можливості оптимізації трудового процесу з метою економії часу:

• що відбудеться, якщо відмовитися від даної діяльності?
• що відбудеться, якщо цю діяльність цілком чи частково делегувати?
• що відбудеться, якщо цю діяльність здійснювати протягом  більш короткого проміжку часу?

 

2. Запис заходів для реалізації в графі "Планований стан" і виділення нового планованого часу.

Спосіб "Порівняння "план-факт" (контроль) передбачає визначення:

• наскільки велике фактичне часове навантаження?
• скільки часу може бути зекономлено?
• яких заходів для економії часу можна вжити?
• як можна використовувати зекономлений час?

Аналіз денних перешкод як метод контролю дає можливість розкрити додаткові джерела економії часу:

 

Факт				План
Час   "від - до"	Окремі   види діяльності, під час яких Вам заважають	Вид   "перешкод" (телефон, відвідувачі)	Тривалість   перешкод	Можливості   поліпшення використання часу