1 Документальне оформлення перевезень на автотранспортних підприємствах

Перелік документів, якими повинна супроводжуватись діяльність перевізника-водія наведено у ст. 16 Закону України «Про дорожній рух» від 30.06.93 року №3353-ХІІ.

Таблиця 1. Перелік обов'язкових для здійснення автотранспортних перевезень перевізником-водієм

№	Документ	Підґрунтя
1	Посвідчення на право керування транспортним засобом відповідної категорії	Для кожного водія-перевізника без винятку
2	Талон, що додається до посвідчення	Для кожного водія-перевізника без винятку
3	Дозвіл, виданий ДАІ Міністерства внутрішніх справ	У разі встановлення на транспортних засобах проблискових маячків або спеціальних звукових сигнальних пристроїв
4	Поліс	У разі обов'язкового страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів
5	Ліцензійна картка на автомобіль	У випадку надання послуг з перевезення пасажирів і вантажів

Зауважимо, що на відміну від обов`язкової наявності у водія посвідчення на право керування і талону, дозвіл, виданий ДАІ, сертифікат обов'язкового страхування та ліцензійна картка на автомобіль повинні бути у водія в певних, передбачених чинним законодавством, випадках.

Окремо у Законі «Про автотранспорт» визначено перелік документів, що дають дозвіл перевізнику-юридичній особі для здійснення її діяльності. Для перевізника, що представляє юридичну особу, крім зазначених у таблиці 2 документів для перевізника-водія, відповідно до Закону «Про автотранспорт» та Закону «Про дорожній рух» при наданні послуг різних видів перевезень необхідно мати також документи, наведені у таблиці 3.

Документальне оформлення вантажних перевезень дещо відрізняється від документування діяльності пасажирських перевізників, що обумовлено наявністю матеріальної складової - вантажів.

Таблиця 2. Законодавчі документи-дозволи для здійснення діяльності підприємством-автоперевізником

Вид перевезень	Документ-дозвіл
Пасажирські перевезення
Регулярні пасажирські перевезення	ліцензія; договір із органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування або їх дозвіл; паспорт маршруту; документ, що засвідчує використання автобуса на законних підставах; інші документи, передбачені законодавством
Спеціальні пасажирські перевезення	ліцензія; договір із замовником транспортних послуг; паспорт маршруту; документ, що засвідчує використання автобуса на законних підставах; інші документи, передбачені законодавством
Перевезення на таксі	ліцензія; інші документи, передбачені законом
Перевезення пасажирів легковими авто на замовлення	ліцензія; договір із замовником транспортних послуг; інші документи, передбачені законом
Перевезення пасажирів автобусами для власних потреб	документ, що засвідчує використання автобуса на законних підставах; список пасажирів, яких перевозять, завірений підписом перевізника та печаткою; інші документи, передбачені законодавством
Вантажні перевезення
Вантажні перевезення на договірних умовах	ліцензія; документ, що засвідчує використання автобуса на законних підставах; інші документи, передбачені законодавством
Вантажні перевезення для власних потреб	документ, що засвідчує використання автобуса на законних підставах, інші документи, передбачені законодавством

Таблиця 3. Документальне оформлення регулярних і спеціальних пасажирських перевезень

Вид перевезень	Документ	Підґрунтя
Регулярні пасажирські перевезення	Подорожній лист	Для всіх регулярних пасажирських перевезень
Квитково-касовий лист	-&#-*-
Схема маршруту	-&#-*-
Регулярні пасажирські перевезення	Розклад руху	-&#-*-
Таблиця вартості проїзду	Крім міських перевезень
Спеціальні пасажирські перевезення	Подорожній лист	Для всіх спеціальних пасажирських перевезень
Схема маршруту	-&#-*-
Розклад руху	-&#-*-
Перевезення на таксі	Подорожній лист	У разі, якщо перевізник - юридична особа
Перевезення пасажирів легковими авто на замовлення	Подорожній лист	У разі, якщо перевізник - юридична особа
Копія договору із замовником послуг	Для всіх перевезень на замовлення
Документ, що засвідчує оплату послуг	-&#-*-
Перевезення пасажирів автобусами для власних потреб	Подорожній лист	Для всіх перевезень за власними потребами
Список пасажирів	Список пасажирів, яких перевозять, повинен бути завірений підписом перевізника та печаткою
Договір	Вважається укладеним з моменту його підписання

Таблиця 4. Документальне оформлення вантажних перевезень

Вид перевезень	Документ	Підґрунтя
Вантажні перевезення на договірних умовах	Подорожній лист	У разі, якщо перевізник - юридична особа
Товарно-транс-на накладна	Для всіх вантажних перевезень
Інший визнач. законодавством документ на вантаж	Для всіх вантажних перевезень
Вантажні перевезення для власних потреб	Подорожній лист	У разі, якщо перевізник - юридична особа
Товарно-транс-на накладна	Для всіх вантаж. перевезень
Вантажні перевезення для власних потреб	Інший визнач. законодавством документ на вантаж	Для всіх вантажних перевезень
Перевезення небезпечних вантажів	Свідоцтво про допущення транспортного засобу до перевезення вказаних небезпечних вантажів	Для всіх перевезень небезпечних вантажів
Свідоцтво про підготовку водіїв транспортних засобів, що перевозять небезпечні вантажі	Для всіх перевезень небезпечних вантажів
Письмові інструкції на випадок аварії або надзвичайних ситуацій	Для всіх перевезень небезпечних вантажів
Технічні умови на перевезення	Для всіх перевезень небезпечних вантажів
Дозвіл на дорожнє перевезення	Для всіх перевезень небезпечних вантажів
Перевезення вантажів з перевищенням габаритних або вагових обмежень	Дозвіл, який дає право на рух автомобільними дорогами України	Для всіх перевезень вантажів з перевищенням габаритах або вагових обмежень

При виконанні міжнародних перевезень пасажирів необхідно мати такі документи: дозволи іноземних країн, на території яких буде здійснюватися перевезення; ліцензійну карту на транспортний засіб; свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу; сертифікат відповідності вимогам країн з безпеки руху, екологічної безпеки та енергозбереження, на території яких буде здійснюватися перевезення; список пасажирів; квитково-облікову документацію; схему маршруту.

При здійсненні міжнародних перевезень вантажу замість списку пасажирів та схеми маршруту необхідно мати дозвіл щодо узгодження умов та режимів перевезення в разі перевищення вагових або габаритних обмежень.

Для надання послуг з перевезення пасажирів і вантажів автомобільним транспортом загального користування і таксі необхідно мати ліцензію. Для одержання ліцензії суб'єкту підприємницької діяльності необхідно подати заяву до Державного департаменту автомобільного транспорту. Відображення в обліку автотранспортного підприємства придбання ліцензії наведено у таблиці 5.

Таблиця 5. Відображення у бухгалтерському обліку придбання ліцензії та списання її вартості

№ п/п	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків
дебет	кредит
01	02	03	04
1	Отримано ліцензію	154	685
2	Сплачено ліцензію на здійснення перевезень	685	311
3	Сформовано нематеріальний актив	127	154
4	Нараховано амортизацію нематеріального активу за місяць	23, 91, 92, 93	133

Діяльність пасажирського автотранспортного підприємства має свої особливості, котрі впливають на організацію обліку, а саме: кожному автобусному автотранспортному підприємству затверджується маршрутна схема. Звідси такі облікові та підлягаючі аналізу показники роботи автобусів, як: протяжність траси; нульовий пробіг; швидкість сполучення; час на виконання одного рейсу; час перебування автобуса на лінії; кількість рейсів за день; пробіг автобуса на маршруті.

Основним первинним документом обліку роботи автобусів і нарахування заробітної плати водіям є подорожній лист для міських і приміських маршрутів. Він виписується в одному примірнику диспетчером і видається водієві. У пасажирських АТП застосовують одноденні та багатоденні подорожні листи автобусів. Останні використовують протягом місяця.

Крім обслуговування рейсових маршрутів, автобуси АТП здійснюють перевезення за разовими замовленнями. Для цього ведеться книга замовлень, в якій реєструється рух подорожніх листів та довідок замовників.

Облік експлуатаційної роботи автобусів здійснюється на основі даних подорожніх листів у картках обліку роботи автобусів, які відкриваються на місяць. Облік роботи легкових автомобілів-таксі також ведеться згідно подорожних листів.

Робота кожного легкового автомобіля-таксі фіксується в особових картках, які потім узагальнюються у зведеній відомості обліку роботи легкових автомобілів. У ній відображаються міра використання парку легкових машин, простоїв за видами причин, виконання плану доходів, визначаються економія або перевитрата палива.

Одним із основних впливових чинників на організацію обліку в автотранспортних підприємствах є технічний стан засобів перевезення автомобілів. Щоденно диспетчер складає разом з іншими службами диспетчерський рапорт, який є основою для використання його керівництвом автотранспортного підприємства у прийнятті рішень щодо підвищення технічної готовності парку автомобілів. Водночас, бухгалтерія веде оперативний облік випуску автомобілів на лінію. Окрім того, бухгалтерією у спеціальному журналі ведеться облік замовлень на перевезення вантажів. Замовлення реєструються в міру їх надходження від клієнтів.

Реєстром аналітичного обліку і водночас основним первинним документом, за яким обліковується робота вантажних автомобілів, є подорожній лист. Бухгалтерія видає подорожні листи працівникам відділу експлуатації під звіт. Своєю чергою, відділ експлуатації видає подорожній лист водієві щоденно перед виїздом з гаражу. При відрядній оплаті застосовують щоденні листи; при погодинній - подорожні листи можуть складатись щоденно або за місяць загалом. Після закінчення роботи водій повертає подорожній лист диспетчерові, який робить записи в листі про виконання виробничого завдання. Фактичні витрати пального у цьому самому листі вказує водій, а всі інші дані про виконану роботу та техніко-економічні показники заповнюються працівниками відповідних відділів автотранспортного підприємства та замовником.

Згідно з даними подорожнього листа вантажного автомобіля здійснюється облік його роботи, витрат пального, нараховуються заробітна плата та нарахування на неї на соціальні заходи як водіям, так і іншим працівникам, які виконують роботи з перевезення вантажів, проводяться розрахунки за виконану транспортну роботу. Відпущені працівникам відділу експлуатації під звіт подорожні листи бухгалтерія списує у видаток згідно з реєстрами, складеними за даними журналу обліку руху подорожніх листів. У журналі записується кожен документ, виданий водієві, і контролюється повернення цього листа диспетчеру.

При видачі подорожнього листа диспетчер обов'язково перевіряє за журналом здавання водієм попереднього листа, яку він фіксує своїм підписом. Журнал відкривається на рік, і всі подорожні листи в ньому, починаючи з 01.01, суворо нумеруються з першого номера. На основі замовлень на перевезення вантажів, подорожніх листів, товарно-транспортних накладних та інших документів, що підтверджують виконання роботи замовником, бухгалтерія автотранспортного підприємства або відділ експлуатації виписують рахунки на оплату перевезень. У разі зриву перевезень з вини клієнта водієм складається акт про невиконання замовлення.

Облік фактично виконаних обсягів перевезень вантажів згідно з контрактами та договорами ведеться в картці виконання договорів та контрактів на перевезення вантажів. Картка відкривається автотранспортним підприємством на кожного клієнта, з яким укладено договір або контракт. Облік у картках ведеться щомісячно.

Бланки первинної транспортної документації обліковуються на підставі платіжно-прибуткових документів за вартістю їх придбання по дебету рахунку 20 «Виробничі запаси» субрахунок 209 «Інші матеріали».

В бухгалтерському обліку оприбуткування і списання бланків транспортної документації відображаються наступним чином.

Таблиця 6. Кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку оприбуткування та списання бланків транспортної документації

№	Зміст господарської операції	Бухгалтерські записи
Дт	Кт
01	02	03	04
1	Оприбутковані комплекти товарно-транспортних накладних	209	631
2	Оприбутковано бланки подорожніх листів	209	631
3	Відображено суму ПДВ	641	631
4	Списано в кінці періоду:
комплекти товарно-транспортних накладних	91, 92	209
подорожні листи	91, 92	209

автотранспортний перевезення водій документальний

Бланки, що є документами суворої звітності обліковуються на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку» за ціною не менше 0,1 мінімальної заробітної плати.