2 Створення простого запиту на вибірку в режимі конструктора

Існує постановка задачі: необхідно сформувати список співробітників підприємства із зазначенням їх посади, основного окладу та надбавки за стаж роботи.

Абсолютно зрозуміло, що цікавлять нас дані знаходяться в різних таблицях, отже, вибірку будемо здійснювати з пов'язаних таблиць. Для виконання поставленого завдання необхідно виконати наступні кроки:

1. Клацаємо по піктограмі "Конструктор запитів" (Конструктор запросов). В результаті відкривається порожнє вікно Конструктор запитів і діалогове вікно "Додавання таблиці" (Добавление таблицы) (рис. 1).

Рис. 1. Діалогове вікно для додавання необхідних таблиць на поле запитів

2. Вибираємо назву необхідної таблиці і натискаємо на кнопку Добавить, якщо потрібно кілька таблиць для вибірки даних, то повторіть цю операцію.

Для виконання поставленого завдання, знадобляться таблиці "Особисті дані", "Надбавки за стаж" і "Номенклатура посад".

По закінченню перенесення таблиць натискаємо на кнопку Закрыть. Слід зверніть увагу на поле Запрос1, при цьому відобразяться всі цікаві для нас таблиці (рис. 2). У нижній частині вікна знаходиться бланк запиту, службовець для визначення параметрів запиту. 

3. Заповнюємо бланк запиту, для цього в бланку запиту необхідно вказати найменування поля таблиці, з якої це поле вибирають. Для цього, підводимо курсор миші до необхідної назви поля з таблиці, і двічі клацаємо лівою кнопкою миші. Також можна вибрати ім'я необхідного поля зі списку, розкривши його за допомогою кнопки .

На малюнку 2 показаний список, що розкриває доступні поля з усіх таблиць. Можна побачити, що в списку знаходиться ім'я таблиці та ім'я поля. Після того, як буде обрано необхідний рядок, в бланку запиту в першому рядку з'явиться ім'я поля, а в другому − ім'я таблиці.

На бланку запиту в рядку під найменуванням "Виведення на екран" (Вывод на экран) встановлено елемент , в окремих випадках можна зняти цю позначку, тоді дані з цього поля будуть оброблятися в запиті, але на екран виводитися не будуть.

Рис. 2. Приклад заповнення бланка запиту

4. Встановимо коректний зв'язок між таблицями без ключового поля. Слід зауважити, що таблиця "Номенклатура посад" має зв'язок із файлом в Excel, з цієї причини ключове поле в таблиці не створюється.

Зв'язок таблиці "Особисті дані" з таблицею "Номенклатура посад" не показує відношення "Один до багатьох"». Для того, щоб запит працював коректно − змінюємо зв'язок.

Виділяємо лінію зв'язку між таблицями і клікаємо правою кнопкою миші по цій лінії. У контекстному меню вибераємо рядок з командою "Параметри об'єднання" (Параметры объединения).

Ставимо позначку в рядку  вікна "Параметри об'єднання" (Параметры объединения) (рис. 3) і натискаємо на кнопку "ОК".

Рис. 3. Діалогове вікно "Параметри об'єднання"

Слід звернути увагу, що у вікні зв'язок між таблицями отримано зображення у вигляді лінії зі стрілкою на кінці.

5. Присвоюємо ім'я запиту, натисніть у правому верхньому куті , у діалоговому вікні, що з'явилося(рис. 4), натискаємо на кнопку "Так" (Да), після чого у наступному діалоговому вікні надаємо ім'я запиту (наприклад, Оклади та надбавки).

Рис. 4. Пропозиція системи по збереженню запиту

В області об'єктів бази даних в розділі "Запити" (Запросы) з'явиться новий запис .

Клацаэмо по ній двічі лівою кнопкою миші, результатом чого буде сформовано відповідь системи (рис. 5) з вибіркою даних з трьох таблиць. Як можна побачити, результати запитів відображаються у вигляді таблиці із заданими найменуваннями полів. Особливістю такої таблиці є те, що жодне значення даного виправити неможливо.

Рис. 5. Результати виконання запиту на вибірку

Таблиця з результатами по сформованому запиту на вибірку даних містить записи всіх співробітників організації (рис. 5). Але для користувача незручно переглядати дані, якщо вони ніяк не впорядковані і це слід мати на увазі при формуванні запиту.

З цією метою, рекомендуємо в бланку запиту (рис. 2) використовувати рядок з найменуванням "Сортування" (Сортировка).

(Наприклад, можна вибудувати список співробітників по надбавках за стаж від мінімальної величини до максимального значення).

Для цього в стовпці з полем Надбавка розкриваємо список за допомогою символа , після чого обираємо рядок з командою "за зростанням" (по возростанию).

Користувач, у свою чергу, запустивши запит, може провести упорядкування даних усередині таблиці з результатами запитів або скористатися фільтрацією даних.

(Наприклад, користувача цікавлять тільки ті, чиї прізвища починаються на Г та отримують надбавку за стаж).

Таким чином, при використанні фільтра, слід виконати наступні дії:

1. Розкрити в полі Прізвища список символім.
2. Вибрати рядок "Текстові фільтри" (Текстовые фильтры), і розкрити його.
3. Вибрати рядок з найменуванням "Починається з..." (Начинается с...), натиснути на кнопку "ОК".
4. У діалогове вікно "Настроюваний фільтр" (Настраиваемый фильтр) ввести г (рис. 6).

Рис. 6. Приклад використання текстового фільтра в таблиці запиту

Для того, щоб відновити таблицю запиту, слід натиснути на символ  "Видалити фільтр" (Удалить фильтр) або в контекстному меню таблиці запиту в стовбці Пізвище обрати .