2 Об'єкти СУБД Access

Одним з продуктів пакету Microsoft Office 2010 є Access 2010, він відноситься до категорії систем управління базами даних (СУБД). Як зазначалося, під терміном база даних будемо розуміти сукупність об'єктів різного типу (і призначення), які використовуються для зберігання, відображення, пошуку, перетворення та виведення даних.

Microsoft Access є реляційною СУБД із табличною структурою даних. Це означає, що таблиці являють собою основний об'єкт збереження даних.

Дані − це представлені в цифровому вигляді відомості про об'єкти оточуючого нас світу. 

Основні можливості СУБД Microsoft Access:

• проектування базових об'єктів − двовимірні таблиці з полями різних типів даних;
• створення зв'язків між таблицями, з підтримкою цілісності даних, каскадного відновлення полів і каскадного видалення записів;
• введення, зберігання, перегляд, сортування, зміна й вибірка даних з таблиць із використанням різних засобів контролю інформації, індексування таблиць і апарата алгебри логіки;
• створення, модифікація й використання похідних об'єктів (запитів, форм і звітів).

Microsoft Access працює з об'єктами шести типів: таблицями, формами, запитами, звітами, модулями, макросами. Усі вони згруповані за категоріями і відображаються в області переходів бази даних.

ТАБЛИЦІ

Таблиця − це двовимірна таблиця, яка використовуються для зберігання даних у реляційних базах даних.

Дані зберігаються в записах, які складаються з окремих полів. Кожна таблиця містить інформацію про сутності певного типу (наприклад, товарах).

Крім даних, таблиці Access містять:

• інформацію про зовнішній вигляд таблиці (шрифти для відображення текстових даних, ширину стовпців, кольори і фон тощо);
• інформацію про властивості таблиці як цілого (зв'язки між полями таблиць, ключові поля тощо);
• інформацію про властивості полів. 

База даних звичайно складається з декількох таблиць, об'єднаних за допомогою, так званих зв’язків. Завдяки зв'язкам інформація з однієї таблиці стає доступною для іншої, що дозволяє забезпечити цілісність даних.

ЗАПИТИ

Запит - це засіб для відбору даних, що задовольняють певним умовам.

За допомогою запитів можна вибрати з бази даних необхідну інформацію, тобто дані з однієї або декількох пов'язаних таблиць, здійснювати логічні і арифметичні операції над даними, групувати дані в нові таблиці за певними ознаками.

ФОРМИ

Форма − це засіб, який дозволяє спростити процес уведення або зміни даних у таблицях бази даних, що забезпечує введення даних.

Форми створюються з набору окремих елементів управління.

Зовнішній вигляд форми вибирається залежно від того, з якою метою вона створюється. Форми Access дозволяють виконувати завдання, які не можна виконати в режимі таблиці. Форми дозволяють обчислювати значення й виводити на екран результат. Джерелом даних для форми є записи таблиці або запиту.

Форма надає можливості для:

• уведення й перегляду інформації бази даних;
• зміни даних;
• друку;
• створення повідомлень.

Фактично, форму можна розглядати, як якийсь інтерфейс користувача при роботі з таблицями.

ЗВІТИ

Звіт − це засіб, який дозволяє добути з бази потрібну інформацію та представити її у вигляді, зручному для сприйняття, а також підготувати її для друку.

У сучасних СУБД звіти можуть бути виведені на екран, принтер або вихідний файл для наступної передачі даних. Крім того, у СУБД Access останніх версій включений спеціальний об'єкт − Страницы, що дозволяє розміщати вихідні дані на Web-сторінках. Процес створення звітів подібний створенню форм.

Джерелом даних для звіту може бути таблиця або запит. Крім даних, отриманих з таблиць, у звіті можуть відображатися обчислені за вихідними даними значення, наприклад підсумкові суми.

Звіти й форми Access мають багато спільного. Однак, на відміну від форм, звіти не призначені для введення й виправлення даних у таблицях. Вони дозволяють лише переглядати й друкувати дані. У звіті неможливо змінити вихідні дані за допомогою елементів управління, як це можна зробити за допомогою форм.

Хоча у звітах можна використовувати такі ж елементи управління для зазначення стану перемикачів, прапорців і списків.

МАКРОСИ і КОД

Макрос − це набір макрокоманд, який створюється користувачем для автоматизації виконання конкретних операцій.

У Access макрос не створюється за допомогою макрорекордера, а призначається розробником. Тобто, для створення макросу необхідно звернутися до режиму конструктора, в якому з'являється можливість вибору дії і аргументів макросу.

МОДУЛЬ

Модуль − це об'єкт, що містить програми, написані мовою Visual Basic і які застосовуються в деяких випадках для обробки даних.

За допомогою модулів можна вирішити широкий клас задач з пошуку й перетворенню інформації в базі даних.