3 Схема даних

Для відображення, коректування й видалення зв'язків між таблицями в Access запропоновано візуальне засіб − Схема даних.

Для того, щоб побачити, які зв'язку між таблицями існують, досить закрити всі таблиці, активізувати вкладку "Робота з базами даних", а потім натиснути на піктограму "Схема даних", яка показана на початку розділу зліва. Часто розробник бази даних змінює найменування ключових полів, що потребує від нього проведення операції створення зв'язку вручну або її видалення.

У деяких версіях Access 2010 система не створює зв'язків. Тому, розглянемо послідовність встановлення зв'язків в ручному режимі.

1. Закрийте всі таблиці в базі даних.

2. Виділіть одну з таблиць, наприклад, "Доплати", при цьому з'явиться вкладка "Робота зі зв'язками" (Работа со связями). Або клацніть по піктограмі "Схема даних".

3. Клацніть по піктограмі , буде відкрито вікно для додавання таблиць при створенні схеми даних. Натисніть на кнопку "Додати" (Добавить).

Зверніть увагу, що ще є способи додавання таблиці на поле "Схема даних". Наприклад, можна в області переходів вхопити лівою клавішею миші потрібну таблицю, а потім перетягнути її в поле "Схема даних", або на полі "Схема даних" натиснути правою кнопкою миші, а потім вибрати зі списку .

На малюнку 1 представлений приклад додавання таблиці "Особисті відомості" на полі "Схема даних" методом вибору зі списку. Як видно, зв'язки можна встановлювати не тільки з таблицями, а і з запитами, які на виході формують нові таблиці (про створення запитів буде сказано нижче).

3. Додайте на полі "Схема даних" таблиці, які були створені раніше.

Рис. 1. Приклад додавання таблиць на полі "Схема даних"

4. Додайте всі таблиці, створені раніше, на полі "Схема зв'язків". Проведіть операцію встановлення зв'язків між таблицями "Доплати" (батьківська таблиця) і "Особисті відомості" (Дочірня таблиця). Для виконання встановлення зв'язків лівою кнопкою миші виділіть в таблиці "Доплати" поле, а потім перемістіть покажчик миші на поле таблиці "Особисті відомості", коли звільніть покажчик миші, з'явиться вікно "Зміна зв'язків" (рис. 2).

Рис. 2. Вікно для встановлення параметрів зв'язків між таблицями

5. У вікні "Зміна зв'язків" зазначено звідки і куди прокладено зв'язок, якщо типи даних з'єднуються полів збігаються (виконуються правила створення зв'язків), то в полі "Тип ставлення" з'явиться повідомлення: Один-до-багатьох.

Обов'язково встановіть відмітку в полі , тоді у вікні "Схема даних" з'явиться зв'язок. На одному кінці буде стояти 1 (одиниця) (ці дані є унікальними), а на іншому кінці зв'язку стоятиме знак − ∞ нескінченність).

Бажано зробити позначки і в інших полях, тоді при внесенні корекцій у вихідну таблицю в записі або їх видалення, у запитах відбудеться автоматичне зміна результатів. Натисніть на кнопку "Створити" (Создать).

Чому при настанов зв'язків між таблицями не обов'язково ставити позначки в полях "Каскадне оновлення пов'язаних полів" і "Каскадне видалення пов'язаних полів"?

Це природне запитання, проте, слід зверніть увагу, якщо використовувати як пов'язуються полів поле "Лічильник", то це поле неможливо видозмінити користувачем, отже, немає сенсу ставити в цьому випадку позначку (нагадаємо, що при встановленні ключового поля "Текстове", користувач має можливість видозмінювати дані в цьому полі, наприклад замінити прізвище).

"Каскадне видалення пов'язаних записів" використовується для того, щоб при видаленні запису з однієї таблиці, в запитах або інших пов'язаних таблицях, дані позначеного поля так само будуть видалятися.