3 Видалення записів

Запит на видалення дозволяє видалити групу записів на підставі зазначених критеріїв з однієї або декількох таблиць. При цьому видаляється увесь запис, а не окремі поля всередині його.

Такого роду дії дуже часто необхідно проводити користувачеві бази даних без участі її адміністратора, тому критерії видалення можна або жорстко задавати в запиті, або вводити за допомогою діалогового вікна.

Припустимо, що в організації звільнився співробітник, відділ кадрів повинен видалити записи про це співробітника з архіву.

1. Створюємо новий запит в режимі Конструктора, та переносимо в нього таблицю "Архівні дані", з якої в бланк запиту вносимо лише одне поле "Прізвище".
2. На панелі інструментів клацаємо по піктограмі  або скористайтеся правою кнопкою миші, щоб в контекстному меню відкрити , а потім . При цьому бланк запиту отримає новий рядок "Видалення" (Удаление).
3. Задаємо у бланк запиту в рядок "Умова відбору" (Условие отбора) текст, який буде відображатися у діалоговому вікні при виконанні запиту (рис. 9).

Рис. 9. Підготовка запиту на видалення записі

4. Закриваємо вікно з запитом у Конструкторі та задаємо ім'я запиту, наприклад, "Видалити прізвище з архіву", при цьому у вікні переходів бази даних з'явиться новий вид запиту.
5. Запускаємо цей запит, при цьому, система сформує повідомлення (рис. 9). Після того, як буде натиснута кнопка "Так" (Да), з'явиться діалогове вікно для введення параметра видалення запису з таблиці "Архівна" (рис. 10).

Рис. 9. Повідомлення системи про запуск запиту на видалення

Рис. 10. Діалогове вікно для введення параметра видалення

6. Натискаємо на кнопку "ОК", читаємо попередження системи про дію операції видалення (рис. 11) та натискаємо на кнопку "Так" (Да).

Рис. 11. Повторне попередження системи про дію операції видалення

7. Перевіряємо, як пройшло видалення прізвища, після чого повторюємо виконання запиту.

Необхідно відзначити, що можна вводити кілька полів у бланк запиту на видалення та застосувати інші параметри видалення.

Наприклад, логічні операції, які доцільно використовувати при видаленні декількох записів (наприклад, посади).

У тому випадку, якщо створити запит на видалення для таблиці, яка має зв'язки з іншими таблицями і запитами, то таке видалення записів буде проведено каскадом. Саме для цього при встановленні зв'язків між таблицями використовують позначку в рядку , вікно "Зміна зв'язків" (Изменение связей).

Тому, якщо при створенні схеми даних така позначка не була встановлена, то її завжди можна доповнити при створенні запиту.

Для виконання цієї операції відкриваємо вікно "Схема даних" (Схема данных) і на вкладці "Робота з базами даних" (Работа с базами данных), правою кнопкою миші по зв'язку між таблицями, виберіть рядок , після чого виконуємо необхідні правки у вікні "Зміна зв'язків" (Изменение связей).